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Rechnung


Dieser Artikel behandelt die Rechnung als Dokument, mit dem eine Leistung abgerechnet wird, siehe ansonsten Rechnung (Begriffsklärung).
Dieser Artikel oder Abschnitt stellt vorwiegend nur die Situation in einem bestimmten Staat dar.
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Eine Rechnung, österreichisch und schweizerisch, sonst veraltet, auch Faktura,[1] ist als Dokument eine gegliederte Aufstellung über die Forderung eines Entgeltes für eine Leistung,[2] wobei die Bezeichnung des Dokumentes als Rechnung entbehrlich ist (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Durch sie ist der Schuldner in der Lage eine Nachprüfung der Forderung vorzunehmen,[3] weshalb aus ihr konkret hervorgehen muss, welche Summe, für welche Leistung gefordert wird.[4] Die Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG.

Die Rechnung muss in Textform (beispielsweise schriftlich oder per E-Mail) erfolgen, eine mündliche Rechnungsstellung genügt nicht.[5] Sie bedarf keiner Unterschrift noch muss die Schriftform nach § 126 BGB eingehalten werden.[2][6] Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.

Von der Rechnung zu unterscheiden ist die Proformarechnung, die rechtlich keine Rechnung ist, sondern dem Bestellvorgang zugeordnet wird (FG Sachsen-Anhalt - 3. März 2003 - 1 K 477/99).[7]

Rechnung im deutschen Schuldrecht

Eine Rechnung ist im Allgemeinen weder Voraussetzung für die Entstehung noch für die Fälligkeit einer Leistung. Schließen Käufer und Verkäufer beispielsweise einen Kaufvertrag, in dem ein Kaufgegenstand zu einem bestimmten Kaufpreis veräußert werden soll, so steht bereits mit Vertragsschluss fest, welche gegenseitigen Leistungspflichten bestehen (§ 433 BGB). Einer Rechnung bedarf es für die Entstehung der Leistungspflichten daher nicht.

Die Rechnung ist in aller Regel auch nicht erforderlich, um die Leistungsverpflichtung des Käufers zur Fälligkeit zu bringen. Nach dem gesetzlichen Normalfall werden Forderungen im Zweifel sofort, also mit Entstehung fällig.

Die erteilte Rechnung dient regelmäßig als Begründung für den Verzug des Schuldners gemäß § 286 BGB. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt gemäß § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Darauf muss nur ein Verbraucher ausdrücklich hingewiesen werden, im geschäftlichen Verkehr tritt der Zahlungsverzug automatisch ein.[8]

Will ein Käufer eine Ware beim Verkäufer im Rahmen der Gewährleistung (genauer: Mängelhaftung) reklamieren, so ist die Vorlage einer Rechnung hierfür nicht Voraussetzung. Die Frage, ob und wann der Kauf bei dem in Anspruch genommenen Verkäufer stattgefunden hat, kann vielmehr durch jedes Beweismittel, beispielsweise durch Zeugen, erbracht werden. Für eine Garantie kann die Rechnung relevant sein. Das hängt davon ab, was in den Garantiebedingungen vereinbart ist.

Ein Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung ist zivilrechtlich – anders als in Bezug auf eine Quittung (§ 368 BGB) und anders als im Steuerrecht (s. u.) – nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt, in der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs aber anerkannt.[9]

Gem. BGH-Urteil vom 26. Juni 2014, VII ZR 247/13 kann der Leistungsempfänger, wenn er einen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § 14 UStG hat, das von ihm geschuldete Entgelt grundsätzlich nach § 273 Abs. 1 BGB zurückhalten, bis der Leistende ihm die Rechnung erteilt. Ist ernstlich zweifelhaft, ob die Leistung der Umsatzsteuer unterliegt, kann der Leistungsempfänger die Erteilung einer Rechnung nach § 14 UStG mit gesondert ausgewiesener Steuer nur verlangen, wenn die zuständige Finanzbehörde den Vorgang bestandskräftig der Umsatzsteuer unterworfen hat.

Rechnung im deutschen Handelsrecht

Auf allen Geschäftsbriefen (und damit auch auf Rechnungen) eines/r (handelsrechtlichen/er) Kaufmanns/frau bzw. Handelsgesellschaft müssen die Firma inkl. des Rechtsformzusatzes (z. B. e.K., GmbH, etc.), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. Des Weiteren sind anzugeben bei Gesellschaften ohne eine natürliche Person als mittel- oder unmittelbaren Vollhafter, alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (mit besonderem Ausweis des Vorsitzenden) und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie bei Personengesellschaften die Firmen der Gesellschafter. Werden (freiwillige) Angaben über das Kapital einer Kapitalgesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital bzw. Grundkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. (§ 37a HGB, § 125a HGB, § 80 AktG, § 35a GmbHG jeweils Abs. 1)

Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht

Umsatzsteuerrechtliche Rechnungspflichten

Rechnung im Sinne des § 14 UStG in Verbindung mit §§ 31-34 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Nicht als Rechnung zu betrachten sind Papiere, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen, z. B. Kontoauszüge, Mahnungen, Lieferscheine.

Führt ein Unternehmer

  • einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen
  • eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren.
  • eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen

Notwendige Angaben in einer Rechnung

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das Ausstellungsdatum
  • eine eindeutige Nummer, welche sich einfach einem Nummernkreis zuordnen lässt
  • die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettoumsatz, § 10 Abs. 1 S. 2 UStG) für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
  • in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Rechnungsangaben bei Kleinunternehmern § 19(1) UStG

Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts dürfen keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen, gleichzeitig gehört jedoch zu den Rechnungspflichtangaben der Grund für den fehlenden Umsatzsteuer-Ausweis.

Übermittlung der Rechnung

Eine Rechnung kann auch elektronisch übermittelt werden, ihre Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts können insbesondere gewährleistet sein durch
1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der EDI-Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten oder
3. durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sofern der Rechnungsempfänger der elektronischen Rechnung zustimmt.

Für eine Übersendung einer Rechnung auf Papier dürfen unter Verweis auf elektronisch bereitgestellte Rechnungen keine zusätzlichen Gebühren erhoben werden, jedenfalls dann nicht, wenn Gegenstand der Rechnung nicht ausschließlich online geschlossene Verträge sind.[10]

Aufbewahrung der Rechnungen

Hauptartikel: Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist

Der Unternehmer hat ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen sind unzulässig. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 AO).

Wer nicht Unternehmer ist, hat nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück die erhaltenen Rechnungen oder vergleichbare Belege zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG i.V.m § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Zudem ist es sinnvoll, Handwerkerrechnungen über den Neubau, den Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude fünf Jahre lang aufzubewahren, um Ansprüche aus der Gewährleistungspflicht geltend machen zu können.

Rechnungen über Kleinbeträge

Gemäß § 33 UStDV gelten vereinfachte Regeln für eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 150 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnung). Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Somit fallen gegenüber einer vollständigen Rechnung insbesondere der Leistungsempfänger, die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg.[11]

Ähnliche Erleichterungen gibt es für Fahrausweise als Rechnungen (§ 34 UStDV).

Tabellarische Zusammenfassung

Sachverhalt Rechnungsbetrag
bis 150,00 Euro brutto *)
Rechnungsbetrag
ab 150,01 Euro brutto *)
Rechnungsaussteller:
§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.

  1. Wenn das Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss "Name" aus mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Unternehmers bestehen
  2. Bei Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, muss "Name" aus der im Handelsregister eingetragenen Firma und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Nachnamen des Geschäftsführers bestehen.
X X
Rechnungsempfänger:
§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG in Verbindung mit § 31 UStDV:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers.

X
Steuernummer:
§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer und / oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

X
Datum:
§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG:
Ausstellungsdatum der Rechnung.
X X
Rechnungsnummer:
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Eine Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (seit Februar 2008 muss die Nummer nicht mehr fortlaufend sein).[12]

X
Menge und Artikelbezeichnung:
§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG:

Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.

X X
Datum der Lieferung/Leistung:
§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts (auch wenn es mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist).

X
Netto-Betrag:
§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt.

X
Steuersatz:
§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Den anzuwendenden Steuersatz.

X X
Steuerbetrag:
§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.

X
Grund der Steuerbefreiung:
§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG:

Im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Hier reicht es aus, den Grund der Steuerbefreiung zu nennen (z. B. „Kleinunternehmerregelung“); eine Benennung der Vorschrift (in diesem Fall „§ 19 UStG“) ist nicht erforderlich.

X X
Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen:
§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG in Verbindung mit § 33 UStDV:

Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (nur bei Bauleistungen).

X

*) Bei Rechnungen bis 31. Dezember 2006 galt die Grenze von 100,00 / 100,01 Euro.

Verletzung der Rechnungspflichten

Ein Verstoß gegen die Pflicht zur Rechnungsausstellung oder gegen die zehnjährige Aufbewahrungspflicht kann mit einer Geldbuße bis zu 5000 Euro geahndet werden, ein Verstoß gegen die zweijährige Aufbewahrungsfrist (der nur durch einen Nichtunternehmer begangen werden kann) mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro (§ 26a Abs. 2 UStG).

Vereinbaren der Leistungsempfänger und der Unternehmer, die Leistungen ohne Ausstellung einer Rechnung zu erbringen (so genannte Ohne-Rechnung-Abrede), verstößt der Unternehmer gegen seine umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichten. Geschieht dies in der Absicht, auf diese Weise Umsatzsteuer zu ersparen, dient die Abrede zudem einer nach § 370 AO strafbaren Steuerhinterziehung des Unternehmers. Wirtschaftlicher Hintergrund einer solchen Ohne-Rechnung-Abrede sind zumeist Leistungen an nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Personen, wie Privatleute oder solche Unternehmer, die keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen (wie bei der Einkunftsart Vermietung und Verpachtung, soweit nicht für die Umsatzsteuer optiert wurde). Der Leistungsempfänger zahlt mangels Berechnung der Umsatzsteuer weniger, der Unternehmer kann mangels buchhalterischer Erfassung des Zahlungsvorgangs die Ertragsteuern (Einkommen-, Körperschaft- sowie Gewerbesteuer) verkürzen.

Um diese weitverbreitete Praxis einzudämmen, wurde im Jahre 2004 parallel zum Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung (SchwarzArbG) die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung generell auf grundstücksbezogene Leistungen erstreckt – dem Hauptanwendungsfall der Ohne-Rechnung-Abrede in der Praxis – und eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Nichtunternehmer eingeführt. Zivilrechtlich zieht eine zum Zweck der Steuerhinterziehung getroffene Ohne-Rechnung-Abrede grundsätzlich die Nichtigkeit des Werk- oder sonstigen Vertrages (wegen Verstoßes gegen ein Gesetz, § 134 BGB, und gegen die guten Sitten, § 138 BGB) nach sich, wobei der Bundesgerichtshof bei schon vollzogenen Verträgen die Unwirksamkeitswirkungen unter Berufung auf den Grundsatz von Treu und Glaube beschränkt.[13]

Rechnung/Quittung

Eine Rechnung dokumentiert das Bestehen einer Forderung, eine Quittung bestätigt, dass eine Forderung erloschen ist (zum Beispiel durch eine Zahlung).

Siehe auch

Weblinks

 Commons: Rechnung  – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien
 Wiktionary: Rechnung – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

Einzelnachweise

  1. Faktura, die. In: duden.de. Dudenverlag des Bibliographischen Institutes, abgerufen am 1. Juni 2016.
  2. 2,0 2,1 Helmut Heinrichs: Palandt. BGB, § 286 Rn. 29.
  3. Hans Brox, Wolf-Dietrich Walker: Allgemeines Schuldrecht. § 23 Rn. 23.
  4. Fabis: ZIP. 2000, S. 865 (867).
  5. Dagmar Coester-Waltjen: Jura. 2000, S. 443 (445).
  6. Manfred Löwisch (Hrsg.): Staudinger. BGB, § 286 Rn. 99.
  7. Finanzgericht Sachsen-Anhalt Urt. v. 03.03.2003, Az.: 1 K 476/99. In: jurion.de. Jurion, 3. März 2003, abgerufen am 1. Juni 2016 (JurionRS 2003, 12964; Abodienst, Leitsatz/Tenor frei).
  8. BGH, Urteil vom 25. Oktober 2007 , Az. III ZR 91/07, Volltext.
  9. BGH, Urteil vom 24. Februar 1988 , Az. VIII ZR 64/87, Volltext.
  10. BGH, Urteil vom 9. Oktober 2014 , Az. IIII ZR 32/14, Volltext.
  11. Informationen zur Kleinbetragsrechnung
  12. siehe OFD Koblenz vom 11. Februar 2008, Az. S 7280 A - St. 44 5.
  13. BGH, Urteil vom 24. April 2008 , Az. VII ZR 42/07, Volltext; BGH, Urteil vom 24. April 2008 , Az. VII ZR 140/07, Volltext.; vgl. zum juristischen Streitstand: Stamm: Zu Rechtsvereinheitlichung der Schwarzarbeitsproblematik – Ein Lösungsmodell unter besonderer Berücksichtigung der neuesten Rechtsprechung unter besonderer Berücksichtigung der Ohne-Rechnung-Abrede, NZBAU 2009, 78 ff.
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