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Akte


Der Titel dieses Artikels ist mehrdeutig. Weitere Bedeutungen sind unter Akte (Begriffsklärung) aufgeführt.

Akte (süddeutsch und österr. der Akt, Schweizerdeutsch Dossier, engl. file) ist eine Sammlung von Schriftstücken jeder Art mit dem Ziel einer geordneten Aufbewahrung und ein zentrales Objekt der Schriftgutverwaltung.

Wortherkunft und Geschichte

Das Wort Akte ist der Singular von lat. acta, „die Geschehnisse“ oder vielmehr die Aufzeichnungen darüber, die Akten, das Schriftgut (vgl. Acta apostolorum: Apostelgeschichte im Neuen Testament der Bibel).

Da Akte vom Wortstamm her auch „das Geschehene, das Vollbrachte, die Handlung“ bedeutet, existieren vereinzelt in Anlehnung an das Angelsächsische noch Begriffe, die eher eine Tat oder ein Gesetz zum Gegenstand haben. Beispiele sind Navigationsakte, Habeas-Corpus-Akte, Mannheimer Akte oder Deutsche Bundesakte.

Die Lehre der Aktenkunde (Archivalienkunde) zählt in der Geschichte zu den Historischen Hilfswissenschaften. Als Form von Schriftlichkeit in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes existieren Akten seit dem späten Mittelalter, im 16. Jahrhundert haben sie sich überall in Europa durchgesetzt. Sie wurden archiviert und bildeten umfassende Ansammlungen (z. B., Acta Magni Ducatus Lithuaniae im Großfürstentum Litauen). Bevor sich im ersten Drittel des 20. Jahrhunderts die Heftung in Ordnern, Schnellheftern und auf Heftstreifen durchsetzte, wurden Akten mittels Aktenzwirn fest zusammengefügt. Diese Fadenheftung erfolgte in der Regel linksseitig, jedoch bestanden in einzelnen Ländern auch abweichende Gepflogenheiten, wie etwa bei der Badischen Aktenheftung.

Friedrich Soennecken gilt als der Erfinder des Aktenordners, für den er als Komplementärgut gleichzeitig am 14. November 1886 auch noch den Locher patentieren ließ (Soennecken: „Apparat zum zeitweisen Zusammenheften von Briefen“ bei Patentanmeldung). 1910 wurde er für seine Erfindungen auf der Weltausstellung in Brüssel ausgezeichnet. Der erste tragbare Locher mit Namen „Phoenix“ wurde 1901 von der Stuttgarter Firma Louis Leitz verkauft, die 1871 den nach ihr benannten Leitz-Ordner erfunden hatte. Wegen der Zuverlässigkeit und Widerstandsfähigkeit der Leitz-Mechanik wurde Leitz in Deutschland bald zum Synonym für den Aktenordner. Die Aktenordner haben seither das Aktenwesen und die Aktenführung rationalisiert.

Für Akten und ihre besonderen Formen sind regional unterschiedliche Bezeichnungen in Gebrauch: Faszikel, Büschel, Dossier usw.

Aufbau

Das bürotechnische Behältnis für die Sammlung von Schriftstücken ist der Aktenordner. Er ist eines von mehreren Schriftgutbehältnissen (daneben noch Hefter und Mappen). Er besteht aus einem Aktendeckel, der die wichtigsten Erschließungselemente beinhaltet, einem Aktenrücken, der Hinweise über den Akteninhalt enthält. Der Akteninhalt wird durch ein Aktenregister nach verschiedenen Gliederungskriterien sachlich und/oder chronologisch geordnet. Zur eindeutigen Identifikation wird jede Akte mit einem Aktenzeichen versehen. Der Begriff Aktenzeichen stammt aus der öffentlichen Verwaltung; er wurde weitgehend auch von der Wirtschaft übernommen. Das Aktenzeichen enthält die Organisationsbezeichnung des zuständigen Bereichs sowie weitere interne Merkmale, die eine innerbetriebliche Zuordnung zum verantwortlichen Bereich ermöglichen.

Die Akte wird dann regelmäßig einer Betreffseinheit des Aktenplans zugeordnet und mit dem zugehörigen Aktenzeichen versehen im Aktenverzeichnis eingetragen. Laufzeit, Datierung sowie ein fälliges Sperrjahr („gesperrt bis …“), Nutzungsbeschränkungen (Geheimhaltung u. Ä.), Provenienzen und Vorsignaturen (frühere Aktenzeichen) sind weitere wichtige Grundlageninformationen.

Arten

Akten lassen sich nach ihrer Funktion und ihrem Inhalt in verschiedene Arten aufteilen.

  • Nach ihrer Funktion unterscheidet man insbesondere Hauptakten, Nebenakten, Parallelakten, Handakten oder Sonderakten.

Hauptakten beinhalten einen vollständigen Vorgang. Das Führen einer Nebenakte zur Personalakte (häufig auch als Handakte bezeichnet) ist nach § 56 Abs. 2 Satz 3 Landesbeamtengesetz (LBG) zulässig, wenn die personenverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist, ihre Aufgabenerfüllung aber das Bereithalten bestimmter Personalaktendaten erforderlich macht. Die nicht zur Urkundensammlung eines Notars zu nehmenden Schriftstücke (z.B. Schriftwechsel mit den Beteiligten sowie mit den Gerichten und Behörden) werden, auch soweit sie Urkundsgeschäfte betreffen, in Blattsammlungen für jede einzelne Angelegenheit oder in Sammelakten aufbewahrt (Nebenakten; § 22 Dienstordnung für Notare Sachsen-Anhalt). Handakten sind gemäß § 50 Abs. 1 BRAO durch Rechtsanwälte pflichtgemäß zu führen und nach Beendigung des Mandats fünf Jahre lang aufzubewahren (§ 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO).

  • Nach dem Inhalt lassen sich etwa Sachakten, Geschäftsakten, Kundenakten, Personalakten, Protokollakten oder Prozessakten unterscheiden.

Sachakten enthalten das gesamte Schriftgut zu einem konkreten Vorgang (z.B. Gebäudesanierung), Geschäftsakten sammeln alle Korrespondenz zu einem oder mehreren Geschäften (Exporte nach Frankreich), in Kundenakten werden sämtliche Unterlagen über einen bestimmten Kunden abgeheftet. Personalakten beinhalten Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis über einen Arbeitnehmer. Sonder- und Nebenakten zur Personalakte können insbesondere Unterlagen des Werkschutzes sammeln. Protokollakten beinhalten die Protokolle in Form von Niederschriften über Sitzungen der Organe eines Betriebes oder einer Behörde. Gerichtsakten beinhalten alle zu einem Gerichtsprozess gesammelten Schriftstücke.

Aktenführung

In kaufmännisch geführten Unternehmen obliegt die Organisation der Aktenführung und -verwaltung als Organisationsaufgabe der Geschäftsführung, die durch Arbeitsanweisungen zu regeln ist. Deshalb ist in der Wirtschaft die Aktenführung sehr heterogen geregelt. In der öffentlichen Verwaltung gibt es hingegen sehr homogene Vorschriften zur Aktenführung. An zwei Teilbereichen, für die gesetzliche Regelungen bestehen, kann dies erläutert werden.

  • Die Führung und Registrierung von Akten bei Gerichten und Staatsanwaltschaften ist in der Aktenordnung (AktO) vom 28. November 1934 geregelt (in Kraft seit 1. Januar 1935), die von den Bundesländern inhaltsgleich für die ordentliche Gerichtsbarkeit und Staatsanwaltschaften übernommen wurde. In § 3 AktO NRW[1] ist vorgeschrieben, dass Schriftstücke mit der gleichen Angelegenheit, nach dem Tag des Eingangs geordnet, zu „Akten zu vereinigen“ sind. Eine Anlage als „feste Akte“ oder als Blattsammlungen ergibt sich aus § 3 Abs. 2 AktO. Feste Akten sollen in der Regel nicht mehr als 250 Blätter enthalten (§ 3 Abs. 3 AktO), Blattsammlungen dürfen nur aus 2 Schriftstücken bestehen (§ 3 Abs. 4 AktO). Jede Akte erhält ein Aktenzeichen, das zugleich die Geschäftsnummer darstellt (§ 4 Abs. 1).
  • Die Justizverwaltung unterliegt der Generalaktenverfügung vom 4. Dezember 1952, die ebenfalls durch Bundesländer als Generalaktenverfügung übernommen wurde. Danach gibt es einen Generalaktenplan, der die einheitliche Führung der Generalakten bei allen Justizbehörden und damit zugleich eine Vereinfachung und Beschleunigung des Geschäftsgangs erreichen soll (§ 3 GenAktVfg).[2] Auch hier ist das Aktenzeichen eine sinnvolle Zahl, die - in der Geschäftsnummer eines Schriftstücks verwendet (§ 7 GenAktVfg) – den Inhalt des Schriftstücks andeutet (§ 6 Abs. 2 GenAktVfg).

Formierung

Die Zusammenfügung mehrerer Schriftstücke in einem Aktenordner wird in der Archivsprache Formierung genannt. Die Schriftstücke können – je nach Erforderlichkeit und Sinnhaftigkeit – logisch, das heißt nach einem inneren Sachzusammenhang, oder chronologisch, beispielsweise nach Ausstellungs- oder Eingangsdatum, geordnet werden. Liegt das aktuelle Schriftstück zuoberst, spricht man von einer kaufmännischen Heftung; bei umgekehrter Reihenfolge von einer Amtsheftung. Als Laufzeit der Akte werden das erste und (vorläufig) letzte Datum vermerkt. Die fortlaufende Durchnummerierung der Seiten wird als Paginierung oder auch als Quadrangel bezeichnet. Neben den Handakten der Sachbearbeiter gibt es Akten in der Registratur und Akten als Archivgut. Zur Hauptakte gibt es zum Teil auch Hilfsakten und Personalakten.

Aktenbildung

Richtschnur der Aktenbildung ist das praktische Bedürfnis. Stets ist (Ein-) Ordnen wichtiger als Registrieren; Benutzungseinheit ist die Akte. Um dem entgegenzukommen, wurden seit jeher Sondersachakten (moderner Begriff; früher Bei-, Nebenakten, Adhibenda genannt) gebildet:

  • abgeleitete Einzelsachakten sind aus der Hauptakte ausgegliedert und werden bei dieser verzeichnet und aufbewahrt (also nicht als ganz neue Akte),
  • Spezial-, B-Akten (alte Bezeichnungen) gliedern Einzelfälle aus,
  • Anlagenbände, Materialsammlungen und andere Nebenakten gliedern aus, wofür voraussichtlich wenig Bedarf besteht.

Die Bearbeitungsverfügung „z. d. A.“ (zu den Akten) auf einem Schriftstück bedeutet die Hinzufügung eines Schriftgutes zur Akte. Die Bearbeitungsverfügung „Wv. (Kalenderdatum)“ (Wiedervorlage) bedeutet die terminlich fixierte Neuvorlage ohne erneute Aufforderung.

Akten können in eine Hängeregistratur gehängt oder in einem Regal gelagert werden. Die Aktenbestandteile können gebunden, geheftet oder lose abgelegt werden.

Aktenversendung

Wird eine Akte im Wege der Akteneinsicht beispielsweise an einen Rechtsanwalt übersandt, so ist ein Retent anzulegen, um den Verbleib der Akte zu dokumentieren.

Elektronische Akte

Die bisher aus Papier-Schriftstücken bestehenden physischen Akten sind oder werden durch zunehmende Digitalisierung weitgehend überflüssig. Die elektronische Akte (oder E-Akte) ist eine virtuelle Sammlung von Dateien und Dokumenten (auch die von analogen Medien konvertierten), die zu einem einheitlichen elektronischen Medium (Dateiordner) zusammengefasst werden. Hierin können auch insbesondere Grafikdateien, Bilddateien, Film- und Tondateien enthalten sein. Die E-Akte hat zum Ziel, sämtliche aktenrelevanten Schriftstücke in digitaler Form unter Beibehaltung der physischen Ordnungssysteme zu speichern und jederzeit den Berechtigten zugänglich zu machen. Darüber hinaus müssen auch Meta-Informationen sowie die den Geschäftsgang abbildenden Bearbeitungs- und Protokollinformationen (wie Geschäftsgangvermerke, Verfügungen, Laufwegsinformationen, Unterschriften und Mitzeichnungen) in ihr enthalten sein.[3] Hierzu werden verschiedene, konzeptionell unterschiedliche Enterprise-Content-Management (ECM)- oder Dokumentenmanagement (DMS)-Systeme angeboten. Sie hat ihre Grenzen dort, wo Originale mit Originalunterschriften vorzuhalten sind. Qualifizierte elektronische Signaturen können sicherstellen, dass Unterzeichner identifiziert und die Integrität der signierten elektronischen Informationen geprüft wird. Für den Umgang mit elektronischen Akten gelten dieselben rechtlichen Anforderungen wie für herkömmliche Papierakten.[4] Die Einführung elektronischer Akten zieht tiefgreifende Veränderungsprozesse nach sich. Sachbearbeiter erleben die Einführung zuweilen als Verlust und beklagen, dass sie nun Vorgänge nur noch sequentiell und weniger in ihrem Zusammenhang sehen können (Noppeney 2005).

In weiten Teilen der öffentlichen Verwaltung ist die elektronische Aktenführung bereits üblich. Insbesondere im Massenverkehr wie bei Handelsregister oder Grundbuchämtern ist sie eingeführt. Dazu waren Gesetzesänderungen erforderlich, die die E-Akte legitimierten (z.B. § 55b Abs. 1 VwGO: „Die Prozessakten können elektronisch geführt werden“).

Ab 1. Juli 2014 sind nach dem E-Government-Gesetz alle Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen verpflichtet, elektronische Dokumente entgegenzunehmen. Das Gesetz ermöglicht eine vernetzte Arbeitsweise zwischen den Behörden und entlastet damit Bürger, die mit verschiedenen Behörden kommunizieren müssen ebenso wie die einzelnen Behörden. Bisher erforderliche Unterschriften lassen sich mit einer De-Mail mit Absenderbestätigung oder der elektronischen Identifikationsfunktion des neuen Personalausweises ersetzen. Durch das Gesetz wird bundesweit in der behördlichen Verwaltung die elektronische Aktenführung ermöglicht. Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Ziel des E-Government-Gesetzes ist es, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern. Damit soll das Gesetz Bund, Ländern und Kommunen einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.

Akten in der Verwaltung

Der Begriff Akte wird überwiegend in der Verwaltung verwendet, was in der Entscheidung „nach Aktenlage“ ebenso zum Ausdruck kommt wie bei der Ermittlungsakte im Strafprozess, die aus der polizeilichen Ermittlungsarbeit entsteht.[5] Akteneinsicht ist das Recht einer nicht mit der Aktenführung betrauten Person, den Inhalt einer bestimmten Akte lesen zu dürfen. Der Begriff entstammt dem Prozessrecht, hat aber auch erhebliche Bedeutung bei der Personalakte.

Aufbewahrung

Die Akteneinlagerung wird durch mehrere Gesetze geregelt. Das Datenschutzrecht wird nach deutschem Recht durch das Bundesdatenschutzgesetz sowie durch die Datenschutzgesetze der Länder geregelt. Für viele Materien gelten spezielle Datenschutzregeln, beispielsweise für das Sozialverwaltungsverfahren in den §§ 67ff. SGB X. Das Datenschutzrecht definiert in diesem Zusammenhang vornehmlich den Schutz des Persönlichkeitsrechtes bei der Verwendung personenbezogener Daten (§ 1 BDSG). Auf Kaufleute findet das Handelsrecht Anwendung, dem zu entnehmen ist, welche Unterlagen sie wie lange aufbewahrt werden müssen (siehe Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist). Im Sozialgesetzbuch IV finden Arbeitgeber Regelungen für die Berechnung und -zahlungen von Beiträgen zur Sozialversicherung. Die Abgabenordnung regelt für das Steuerverwaltungsverfahren, welche Unterlangen wie lange und in welcher Form aufzubewahren sind.

Sonstiges

Im Zusammenhang mit Akten gibt es eine Vielzahl von Redewendungen:

  • jemanden in den Akten führen = schriftliche Unterlagen über eine Person besitzen
  • eine Sache zu den Akten legen = eine Sache als erledigt betrachten (eigentlich: eine Sache zu den übrigen Schriftstücken, die bereits vorhanden sind, hinzufügen).
  • quod non est in actis, non est in mundo (lateinisch für: Was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt)
  • etwas ad acta legen = sich mit etwas nicht mehr beschäftigen

Die moderne Informationsverarbeitung hat das Records Management (Schriftgutverwaltung) für die Verwaltung von elektronischen und hybriden Akten (Records) hervorgebracht.

Siehe auch

Literatur

  • Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung: ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. 2. Auflage. München. Boldt im Oldenbourg Verlag, 2000 (Schriften des Bundesarchivs: 43), ISBN 3-486-56491-9.
  • Petra Muckel: Der Alltag mit Akten – psychologische Rekonstruktionen bürokratischer Phänomene. Eine empirische Untersuchung in verschiedenen Institutionen auf der Grundlage der Grounded Theory. Aachen. Shaker Verlag, 1997, ISBN 3-8265-2685-6.
  • Claus Noppeney: ”Die elektronische Akte als Bildphänomen: Beobachtungen zur Alltäglichkeit des Digitalen in Organisationen”, in: Bildwelten des Wissens, 3(2), 2005, 74–83.
  • Cornelia Vismann: Akten. Medientechnik und Recht. Frankfurt am Main 2000, ISBN 3596149274.

Weblinks

 Wiktionary: Akte – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

Einzelnachweise

  1. Aktenordnung NRW in der Fassung vom 1. September 2009
  2. Generalaktenverfügung NRW aus 2002 (PDF; 366 kB)
  3. Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, DOMEA-Organisationskonzept 2.1, November 2005, S. 86
  4. Florian Kunstein, Die elektronische Signatur als Baustein der elektronischen Verwaltung, 2005, S. 205
  5. Horst Clages, Der rote Faden: Grundsätze der Kriminalpraxis, 2004, S. 60

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